Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP sẽ giúp cho người dùng có thể tiếp cận với phần mềm dễ hơn và làm việc hiệu quả hơn. Trước khi đọc phần Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP này, các bạn sẽ tìm hiểu về cấu trúc của phần mềm để hiểu rõ hơn về nó.
(Bạn nào chưa có phần mềm kế toán SSP-Accounting thì có thể Download tại đây)
http://dichvuketoantonghop.blogspot.com/2013/09/download-phan-mem-ke-toan-ssp-accounting.html
CÁC PHÂN HỆ SSP ACCOUNTING:
- Hệ thống:
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi:
- Kế toán bán hàng:
- Kế toán tài sản:
- Kế toán nhập xuất:
- Kế toán sản xuất:
- Kế toán tổng hợp:
- Kế toản ngoài bảng:
- Kế toán tự động:
ĐẶC ĐIỂM CHUNG phần mềm kế toán SSP
- Phần mềm kế toán SSP-Accounting được thiết kế để chạy trên mô hình khách – chủ hoặc trên máy đơn. Phần mềm có thể quản lý nhiều người dùng với các phân quyền khác nhau tùy theo chức năng do kế toán trưởng hoặc quản lý hệ thống qui định.
- Tự động ghi lại nhật ký việc thay đổi dữ liệu trên các chứng từ kế toán, xóa chứng từ kế toán, nhân viên nào sửa, xóa…
- Ghi lại nhật ký khi thực hiện các bút toán tự động (trích khấu hao, kết chuyển chi phí…)
- Giao diện đồ họa có nhiều tùy chọn khác nhau cho người dùng.
- Hệ thống báo cáo động, cho phép người dùng thay đổi hình thức, nội dung báo cáo hoặc tự thiết kế báo cáo mới.
- Hệ thống mở: người dùng có thể tùy chọn thay đổi, thêm bớt tài khoản, đối tượng doanh thu, đối tượng tính giá thành…
Hình thức sổ kế toán: nhật ký chung.
– Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
– Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ (đơn giá xuất kho) tính tự động theo phương pháp bình quân gia quyền.
– Khấu hao tài sản cố định theo nhiều phương pháp khấu hao theo quy định. Mức khấu hao được xác định tự động hay do người dùng tùy chọn.
– Đặc điểm nhập liệu: có thể nhập số liệu của kỳ hạch toán mới trong khi chưa khóa sổ kỳ trước.
+ Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổi rồi tiến hành khóa sổ lại, chương trình sẽ tự động điều chỉnh các số dư, sổ sách, báo biểu…
+ Trợ giúp nhập tài khoản nếu quên số hiệu tài khoản, đặc biệt trong trường hợp số hiệu tài khoản có quá nhiều cấp, ví dụ 642721…
Các loại tên (hàng hóa, vật tư, khách hàng, nhân viên…) có thể lựa chọn theo một phương thức nhanh nhất hay dùng tên gợi nhớ khi thiết lập mã hàng hóa/ mã khách hàng, không phải đánh vào mã số hoặc tên.
Chuyển dữ liệu đã có (các danh mục, số liệu phát sinh trong kỳ…) từ phần mềm MS. Excel sang hệ thống kế toán SSP-Accounting.
Trên một phiếu thu/chi có thể hạch toán một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ (có nghĩa là không phải in ra nhiều phiếu thu/chi cho mỗi một tài khoản đối ứng của nghiệp vụ). Cho phép trả tiền/ thu tiền theo từng hóa đơn chứng từ lúc bán hàng/ mua hàng.
Mỗi bút toán có thể hạch toán cho từng đối tượng khách hàng với từng hóa đơn riêng biệt. Có thể nhập nhiều hóa đơn tài chính vào cùng một phiếu thu chi.
Số phiếu thu, chi, nhập, xuất, thẻ TSCÐ… được đánh số tự động theo dạng thức do người dùng định nghĩa hoặc tự gán số phiếu theo ý người dùng.
Có thể theo dõi nhập xuất nhập tồn nhiều kho hàng, cho tùy chọn phương pháp xuất kho theo từng kho hàng, mặt hàng chụ thể ( phương pháp Fifo, Liofo, bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ), cho phép quy định lượng tồn kho tối thiểu, cảnh báo nếu vượt quá lượng tồn kho tối thiểu theo quy định người dùng trong danh mục hàng hóa.
Hệ thống tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt, đa năng.
Đặc điểm chức năng:
Nhập hàng mua
Quản lý theo đối tượng khách hàng và tự động xác định công nợ.
Nếu có thuế GTGT, tự động tính toán phát sinh bút toán thuế GTGT.
Nếu là hóa đơn thông thường tự động tính giá trừ lùi (khấu trừ khống).
Có thể phân bổ nhiều hóa đơn chi phí mua hàng vào nhiều phiếu nhập kho khác nhau.
Có thể tính các khoản thuế nhập khẩu… vào trị giá hàng nhập khẩu
Tài sản cố định
Tự động tính ngày đưa vào sử dụng theo nguyên tắc làm tròn tháng.
Theo dõi trên nhiều nguồn vốn hình thành tài sản.
Trích khấu hao hàng kỳ và theo dõi giá trị còn lại tự động.
Tiêu thụ
Chỉ nhập số liệu về tiêu thụ, các bút toán xuất kho theo giá vốn hàng bán được tính tự động.
Bút toán thuế GTGT được lập tự động.
Có thể điều chỉnh hàng hóa đã tiêu thụ trong các kỳ trước (điều chỉnh giá bán, hàng bán bị trả lại…) đồng thời thể hiện tương ứng trên bảng kê hàng bán ra cũng như báo cáo thuế GTGT Hàng hóa Dịch vụ Bán ra cho Cơ quan Thuế.
Hàng bán được theo dõi theo hợp đồng để tiện việc làm thanh lý hợp đồng.
Tự động kết chuyển sang công nợ.
Giá thành
Kết chuyển và phân bổ các chi phí như nguyên liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung… theo tiêu thức tùy chọn.
Tự động tính giá thành, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung.
Ðầy đủ các tính năng hỗ trợ như kiểm tra sản phẩm đã nhập kho nhưng chưa có định mức, kiểm tra nguyên liệu đã xuất nhưng chưa có định mức, so sánh giá thành với giá bán…
Lập các bảng kê giá thành kế hoạch, hỗ trợ xác định giá bán…
Công nợ
Công nợ phải thu được theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng. Công nợ được tự động xác định khi có các phát sinh về xuất hàng tiêu thụ, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền khách thanh toán.
Công nợ phải trả được theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp. Công nợ được xác định tự động khi có các phát sinh về nhập hàng, nhận dịch vụ hoặc khi thanh toán nợ.
Các khoản nợ khác như vay ngắn hạn, dài hạn…, cho vay… cũng được theo dõi chi tiết đối với từng khách nợ, chủ nợ và tự động cập nhật khi có phát sinh về thu, chi…
Báo cáo công nợ theo nhiều mức độ, từ tổng hợp đến chi tiết của từng phiếu. Thống kê theo nhiều chỉ tiêu khác nhau về công nợ.
Kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ
Kết chuyển chi phí tự động.
Trích khấu hao tự động.
Tự động xác định kết quả nghiệp vụ tài chính và kết chuyển.
Tự động xác định kết quả hoạt động bất thường.
Có thể điều chỉnh số liệu sau khi khóa sổ và khóa sổ lại.
Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ.
Nếu cần có thể tự động trích quỹ (phân phối kết quả kinh doanh).
Chứng từ, báo cáo: chương trình in chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCÐ theo đúng qui định của Bộ Tài Chính.
Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế, cụ thể như: Tờ khai Thuế GTGT; Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa mua vào; Bảng kê hóa đơn dịch vụ hàng hóa bán ra; Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ; Bảng kê hợp đồng kinh tế đã ký kết; Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa, nguyên liệu; Bảng cân đối tài khoản; Bảng cân đối kế toán;Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ…
In các sổ sách kế toán theo qui định của Bộ Tài Chính và theo yêu cầu riêng của công ty;
Hệ thống báo cáo nội bộ rất chi tiết và đầy đủ, in theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, để tạo thuận lợi cho các cấp lãnh đạo khác nhau nhận báo cáo.
Trừ báo cáo tài chánh in theo định kỳ, các báo cáo khác phần lớn đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày…, hoặc từ tháng… đến tháng…
Báo cáo tức thời: tất cả các báo cáo đều có thể in vào bất cứ lúc nào cần đến;
Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng thức Excel, HTML (đưa lên website) văn bản dạng text hay nhị phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng.
Cài đặt chương trình trước khi sử dụng phần mềm kế toán SSP
Bạn cần đọc kỹ tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP: Cho dù chương trình có giao diện dễ dùng, và bạn vốn quen với hoạt động kế toán doanh nghiệp, bạn vẫn nên dành thời gian đọc kỹ tài liệu hướng dẫn sử dụng để có thể tận dụng mọi chức năng của chương trình, và để tránh sai sót không đáng có nhất là lúc mới bắt đầu sử dụng chương trình.
- Chương trình phần mềm kế toán SSP có chức năng quản lý người dùng nhằm đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP: Để sử dụng chương trình, mỗi người dùng sẽ phải đăng nhập với tên đăng nhập (User Name) và mật khẩu (Password) của mình để vào hệ thống. Người quản trị hệ thống phải xác định trước những người sẽ sử dụng chương trình, đồng thời quy định chức năng và quyền hạn của từng người. Cách tốt nhất là bạn hãy lên một danh sách (có sự thống nhất của ban điều hành) về những cấp quyền hạn theo thứ tự từ trên xuống dưới.
- Hãy thực hiện sao lưu dự phòng tập tin cơ sở dữ liệu (backup database) của chương trình thường xuyên.
- Nếu là lần đầu tiên tiếp cận chương trình, bạn hãy tạo cảm giác tự tin và thoải mái khi sử dụng chương trình. Có thể có những thắc mắc hoặc giao diện chưa quen đối với bạn, nhưng sau một thời gian ngắn thường xuyên thao tác, bạn sẽ quen dần và cảm thấy chương trình hoàn toàn dễ tiếp cận, khi đó bạn có thể tìm hiểu sâu và sử dụng hết tất cả các chức năng của chương trình.
Yêu cầu về hệ thống khi tìm hiểu về Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP
Nếu chương trình được dùng trên máy đơn: Bạn cần có máy vi tính có cấu hình tối thiểu như sau: Bộ xử lý Intel Pentium III, Ram 256Mb, ổ cứng còn trống 100Mb. Máy chạy trên hệ điều hành Windows.
Nếu chương trình được dùng trên mạng với nhiều người dùng: Bạn cần có một server để chứa database của chương trình. Server có thể chạy trên môi trường Windows hay Linux. Với lượng người dùng dưới 10 người, chương trình cần database server có cấu hình tối thiểu như sau: CPU 1GHz, RAM 256Mb, đĩa cứng còn trống khoảng 100Mb. (Trong trường hợp trên 10 người dùng, bạn cần liên hệ với SSP để biết thêm chi tiết về cấu hình cần thiết).
Các máy trạm: có cấu hình tương tự như trường hợp chương trình chạy trên máy đơn nêu trên.
Các bước cài đặt chương trình trước khi sử dụng phần mềm kế toán SSP
Chạy chương trình Setup.exe. Chương trình cài đặt sẽ qua một số bước như sau:
- Ðầu tiên, chương trình sẽ hiển thị màn hình SSP Accounting, với thông tin hiển thị như sau: “Welcome to SSP Accounting Setup Program…”, bạn nhấn nút Next
Hình 1: cài đặt chương trình bước 1
Màn hình đăng ký thông tin Registration Information:
Hình 2: cài đặt chương trình bước 2
Các thông tin được lấy tự động từ hệ điều hành trên máy của bạn, tuy nhiên bạn có thể sửa lại những thông tin này, sau đó nhấn nút Next
Màn hình kế tiếp để xác nhận thông tin, bạn nhấn nút Next
Hình 3: cài đặt chương trình bước 3
Màn hình “Destination location”: thể hiện địa chỉ đường dẫn của chương trình trong máy tính sau khi cài đặt xong (có các nút lệnh: Browse, Back, Next, Cancel).
Hình 4: cài đặt chương trình bước 4’
- Màn hình “Select Components”: cho phép chọn cài đặt cơ sở dữ liệu trong máy tính của bạn (có các nút lệnh: 3 tùy chọn là Database, SSPServers và SSPClient; các nút lệnh: Back, Next, Cancel). Nếu muốn thay đổi địa chỉ đường dẫn, bạn nhấn vào nút “Browse” để chọn ổ đĩa, thư mục cài đặt theo ý muốn.
Hình 5: cài đặt chương trình bước 5
Nếu cài đặt trên máy Server, bạn chọn cả ba tùy chọn này. Nếu cài đặt trên máy trạm, bạn chỉ chọn để cài SSPClient mà thôi, không chọn Database và SSPServer.
- Màn hình Select Program Manager Group để bạn chọn nhóm đặt biểu tượng của phần mềm trong Start.
Hình 6: cài đặt chương trình bước 6
- Màn hình “Start Installation”: thể hiện chương trình bắt đầu cài đặt (với nút lệnh: Back, Next, Cancel).
Hình 7: cài đặt chương trình bước 7
Nút lệnh “Back” là để quay lại với bước trước đó, nút lệnh “Next” để tiếp tục với bước kế tiếp, nút lệnh “Cancel” để hủy bỏ cài đặt. Muốn thay đổi vị trí đường dẫn mặc định cho chương trình, hãy ấn nút “Browse” ở màn hình “Destination Location”, rồi chọn vị trí mong muốn.
Sau khi nhấn nút Next, chương trình bắt đầu quá trình cài đặt.
Hình 8: cài đặt chương trình bước 8
- Nếu quá trình cài đặt thành công, màn hình sau xuất hiện:
Hình 9: cài đặt chương trình bước cuối
Và cuối cùng chương trình cài đặt yêu cầu bạn khởi động lại máy tính( có thể khởi động lại hoặc nhấn cancel).
Sau khi chương trình được cài đặt xong
, Icon sẽ được tạo trên nền màn hình (Desktop) máy vi tính của bạn.
Phía trên là hướng dẫn cài đặt phần mềm kế toán SSP, sau đây là phần hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP cụ thể hơn:
Thiết lập kết nôi: Bạn bấm chuột vào biểu tượng
trong Start/SSP/Accounting (nếu bạn không thay đổi vị trí đặt biểu tượng trong Program Manager khi cài đặt). Có thể cho bạn chọn config lưu lại đường dẫn db bạn đã config lúc trước thay vì gõ lại.
Hình 10: khởi động tiện ích kết nối cơ sở dữ liệu
Màn hình sau sẽ hiển thị để bạn chọn cấu hình kết nối với cơ sở dữ liệu:
Hình 11: kết nối cơ sở dữ liệu
Bạn thấy có hai ô tròn nhỏ tại dòng đầu trên cửa sổ, dữ liệu thử nghiệm là dữ liệu mẫu do chúng tôi đưa vào để giúp bạn dùng thử, học sử dụng phần mềm, khi làm việc, bạn chọn dữ liệu chính thức.
Chú ý là với hai loại dữ liệu này, bạn cũng sẽ chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu như sau:
Nếu dùng với máy đơn: Bỏ trống phần tên máy chủ (IP), bấm chuột vào nút 
để chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu như hình sau:
Hình 12: chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu
Chọn tập tin cơ sở dữ liệu (có phần mở rộng là .gdb, ví dụ DB.gdb) rồi nhấn Open.
Trở về màn hình Cấu hình, bạn nhấn vào nút 
bạn sẽ nhận được thông báo nhấn tiếp nút . Nếu không thể kết nối được, bạn chọn sai đường dẫn, kiểm tra lại đường dẫn đến tập tin cơ sở dữ liệu rồi kết nối thử lại lần nữa. Nếu vẫn không thể kết nối được, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể. 
rồi nút 
Nếu dùng trong hệ thống mạng máy tính: Bạn nhập tên máy chủ hoặc địa chỉ IP của máy chủ, ví dụ 192.168.9.154 vào ô nhập liệu tên máy chủ như sau: 
Trong ô cơ sở dữ liệu bạn nhập vào đường dẫn đến tập tin cơ sở dữ liệu trên máy chủ. Đây là thư mục lưu trữ cơ sở dữ liệu 
Khác với một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu chỉ cho phép đặt cơ sở dữ liệu tại một thư mục bắt buộc, hệ quản trị cơ sở dữ liệu của chúng tôi cho phép bạn lưu tập tin này tại bất cứ ổ đĩa, thư mục nào trên máy chủ.
Các bước còn lại bạn thực hiện như đối với máy đơn.
Thủ thuật tìm kiếm:Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP
Trong các danh sách như danh sách khách hàng, danh sách hàng hóa vật tư, tài khoản…, có khi những danh sách này chứa đến hàng chục, hàng trăm ngàn thông tin, như vậy để tìm đến nhanh một khách hàng, mặt hàng hoặc tài khoản… bạn cần có công cụ hỗ trợ. Phần mềm SSP cho bạn một cách thức rất nhanh để chọn ra một thông tin cần thiết.
Trong tất cả các cửa sổ để bạn chọn từ một danh sách, bạn đều gặp một dạng cửa sổ chung, gồm một bảng với hai, ba hoặc nhiều cột tùy theo loại danh sách bạn đang truy xuất. Các cửa sổ này xuất hiện khi bạn lập các phiếu, trong các báo cáo, bất cứ chỗ nào cần nhập vào mã số hoặc tên như khách hàng, tài khoản, hàng hóa…
Sau đây, chúng tôi lấy ví dụ khi nhập tài khoản, các hướng dẫn sau áp dụng cho mọi danh sách khác.
Nếu muốn đi nhanh đến một tài khoản, bạn có thể:
- Nếu muốn đi đến số hiệu tài khoản, bạn để con trỏ ở ô số hiệu rồi gõ vào số hiệu tài khoản bạn muốn chọn, ví dụ bạn gõ vào số 1, con trỏ sẽ nhảy đến tài khoản nào bắt đầu bằng số 1, gõ tiếp số 2, nó nhảy đến tài khoản nào có số 12…
- Nếu muốn đi đến một tài khoản theo tên, tương tự như đối với số hiệu, chỉ khác là bạn để con trỏ trong cột tên tài khoản.
Nhập chứng từ
Chứng từ gồm có 2 phần, phần thông tin chung và các tài khoản phát sinh. Bạn phải nhập hết các thông tin chung như số phiếu , ngày lập, chứng từ , kho hàng (đối với phiếu nhập xuất ), ghi chú …. Các thông tin này được nhập ở phần đầu của màn hình, sau đó bạn sẽ nhập các tài khoản phát sinh trên lưới (danh sách ) bên dưới. Mỗi dòng gồm có
– Tài khoản nợ: Số hiệu tài khoản phát sinh nợ.
– Mã nợ : Tức là đối tượng chi tiết của tài khoản phát sinh nợ, ví dụ tài khoản phát sinh là 131(phải thu khách hàng) thì đối tượng chi tiết sẽ là khách hàng nào (chẳng hạn Công ty TNHH XYZ) hoặc ví dụ 141 (tạm ứng) thì đối tượng là nhân viên nào thực hiện tạm ứng (ví dụ : Nguyễn Hoàng A)….
– Tài khoản có: Số hiệu tài khoản phát sinh có.
– Mã có : Tức là đối tượng chi tiết của tài khoản phát sinh có, ví dụ tài khoản phát sinh là 131(phải thu khách hàng) thì đối tượng chi tiết sẽ là khách hàng nào (chẳng hạn Công ty TNHH XYZ) hoặc ví dụ 141 (tạm ứng) thì đối tượng là nhân viên nào thực hiện tạm ứng (ví dụ : Nguyễn Hoàng A)….
– Số lượng : Sẽ cho phép bạn nhập vào số lượng của chi tiết nếu dòng hiện tại là dòng hàng hoá.
– Đơn giá : Sẽ cho phép bạn nhập vào đơn giá của chi tiết nếu dòng hiện tại là dòng hàng hoá.
– Ghi chú : Nội dung ghi chú có thể có của dòng này.
Hình: Nhập phiếu chuyển kho
Bên dưới màn hình có các nút lệnh :
– Thêm : Thêm mới 1 chứng từ khác.
– Xoá : Xoá chứng từ hiện tại.
– Lưu : Lưu lại thông tin của chứng từ đang nhập.
– Không lưu: Không lưu lại những thay đổi kể từ lần lưu trước.
– Hóa đơn: hiển thị màn hình nhập hóa đơn cho chứng từ này.
: Chèn thêm dòng định khoản vào ngay vị trí dòng hiện tại.
: Thêm dòng định khoản mới ở cuối
: Xóa dòng định khoản hiện tại
: Di chuyển nhanh tới phiếu đầu tiên, phiếu trước, phiếu kế tiếp, phiếu sau cùng trong danh sách các phiếu.
: Xem chứng từ đang nhập trước khi in.
: In chứng từ đang nhập theo đúng mẫu của loại chứng từ đó.
: Sửa lại mẫu in của lọai chứng từ đang nhập.
: Xem nhật ký thay đổi của chứng từ này.
– Trợ giúp : Hiển thị thông tin hướng dẫn sử dụng nhập liệu trên màn hình này.
– Đóng : Đóng màn hình này lại.
Đây chỉ là hướng dẫn sơ bộ, chưa đi sâu vào phần hạch toán phần mềm. Bạn nào có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn, mình sẽ làm một bài hướng dẫn chi tiết hơn./.
